PHẦN MỀM QUẢN LÝ SẢN XUẤT NGÀNH GỖ NỘI THẤT

 

 

I. NHỮNG THÁCH THỨC CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT GỖ

 

Ngành sản xuất gỗ nội thất tương đối phức tạp vì số lượng vật tư, linh kiện cấu thành nên một sản phẩm khá nhiều, sản phẩm trải qua nhiều công đoạn và phân xưởng sản xuất trước khi hoàn thiện nên gây ra không ít thử thách cho việc quản lý, bao gồm:

 

1. Khó quản lý đồng bộ sản phẩm

Do cấu trúc phức tạp, các phần của sản phẩm được sản xuất/luân chuyển tại nhiều phân xưởng/công đoạn khác nhau hoặc được gia công ngoài, đồng thời nguyên liệu đặt mua và xuất sản xuất theo nhiều thời điểm nên thường xảy ra tình trạng thất lạc, thiếu đồng bộ, sai lệch thông tin, thống kê sản xuất khó khăn khiến phân tích báo cáo các dữ liệu quan trọng như năng suất, chất lượng sản phẩm, mức tiêu hao nguyên liệu thực tế, … thiếu chính xác.

 

Việc tính giá kế hoạch và triển khai báo giá khi khách hàng yêu cầu thường mất nhiều thời gian và gặp rủi ro ảnh hưởng tới lợi nhuận do việc tính toán phải xử lý bằng thủ công.

 

2. Khó quản lý kho hàng

Chủng loại vật tư đa dạng, nhiều quy cách, kích cỡ khiến việc quản lý tồn kho và vật tư luân chuyển tại phân xưởng gặp nhiều khó khăn, thông tin kho sai lệch lại ảnh hưởng đến các bộ phận khác cần dữ liệu kho để thực hiện công việc, đặc biệt là công tác kế hoạch vật tư/ mua hàng thì ngoài thông tin về BOM, thông tin hàng tồn kho và hàng tồn trên các đơn đặt (PI) của khách hàng là rất quan trọng.

 

3. Khó tính toán giá thành sản xuất

Ngoài ra, sự phức tạp trong sản xuất cũng khiến việc quản trị chi phí, tính giá thành sản phẩm trở nên rắc rối, để có thể đánh giá kết quả kinh doanh cho từng sản phẩm/ đơn hàng, phân tích và kiểm soát hiệu quả chi phí sản xuất tại từng phân xưởng, tập hợp chi phí và lựa chọn các tiêu thức phân bổ phù hợp, … thường mất nhiều thời gian.

 

4. Quy trình rời rạc, dữ liệu phân mảnh

Sự thiếu gắn kết, thiếu nhịp nhàng và đồng bộ trong xử lý công việc giữa các phòng ban, nhập liệu trùng lặp, chờ đợi thông tin, dò tìm đối chiếu dữ liệu, chứng từ được lập và lưu chuyển, ký tá phê duyệt bằng thủ công gây nhiều lãng phí, sai sót. Công tác thống kê, báo cáo chậm trễ khiến cho cấp lãnh đạo, quản lý thiếu thông tin cho công việc quản lý hàng ngày. Và còn rất nhiều vấn đề khác trong thực tế hoạt động mà nếu sử dụng một hệ thống phần mềm tốt sẽ giúp doanh nghiệp xử lý triệt để và quản lý tối ưu hơn.


Chúng tôi hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp trong công tác quản trị, cùng với kinh nghiệm triển khai phần mềm thực tế trong ngành, mong muốn xây dựng công cụ làm giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề và nâng cao hiệu quả hoạt động, Lean đã phát triển gói phần mềm quản trị sản xuất chyên ngành gỗ với phiên bản chuẩn phù hợp với đặc thù chung của ngành và có thể linh động mở rộng, phát triển theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp.


 

 

II. GIÁ TRỊ MANG LẠI CHO DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT GỖ

 

1. Hỗ trợ triển khai quy trình báo giá, tính giá kế hoạch cho sản phẩm ngay sau khi nhận được yêu cầu báo giá từ khách hàng. Phân tích, so sánh giá kế hoạch với giá mục tiêu mà khách hàng đưa ra để có quyết định nhanh chóng và phù hợp.

 

2. Lập kế hoạch và theo dõi sản xuất với nhiều cấp độ như theo đơn hàng, lệnh sản xuất, sản phẩm. Theo dõi bao quát toàn bộ hoạt động như cung ứng nguyên liệu, triển khai sản xuất tại phân xưởng, nhập kho thành phẩm, xuất kho giao hàng chỉ trên một màn hình.

 

3. Tính toán nhu cầu nguyên liệu cần cho sản xuất, so sánh cấn trừ với nguyên liệu tồn kho, nguyên liệu tồn trên đơn đặt hàng (đã được giữ cho các đơn hàng chưa sản xuất), nguyên liệu đang mua để đưa ra yêu cầu mua hàng phù hợp.

 

4. Triển khai mua nguyên liệu theo nhu cầu sản xuất đơn hàng, ra đơn đặt hàng mua cho các nhóm gỗ, ván, hardware, đóng gói, sơn, … theo nhiều thời điểm khác nhau nhưng được quản lý đồng bộ, đảm bảo hàng về kho đúng lúc đáp ứng tiến độ sản xuất và không gây lãng phí tồn kho.

 

5. Hỗ trợ triển khai chính sách giá mua cho từng nhóm nguyên liệu, xử lý tính giá quy đổi theo đơn vị tính từ nhà cung cấp như mét vuông, mét khối, mét dài, … Hỗ trợ tính giá hàng gia công cho toàn bộ sản phẩm hoặc gia công từng phần, phân tích so sánh để lựa chọn giữa các nhà cung cấp hoặc đánh giá hiệu quả so với việc tự sản xuất.

 

6. Hỗ trợ theo dõi tiến độ nhập kho của từng đơn hàng mua, dự kiến kế hoạch hàng về và cảnh báo trễ hạn, đảm bảo sự chủ động về vật tư cho sản xuất.

 

7. Quản lý đồng bộ sản phẩm từ lúc ra phôi sản xuất cho tới công đoạn xử lý, hoàn thiện. Đảm bảo luồng chu chuyển nhịp nhàng giữa các phần của sản phẩm, tránh tình trạng thất lạc, mất, thiếu chi tiết hoặc chi tiết sản xuất chậm trễ và thiếu đồng bộ.

 

8. Hỗ trợ chức năng thống kê sản xuất theo từng đơn hàng, sản phẩm, chi tiết của sản phẩm, cập nhật thống kê cụ thể đến từng tổ/ đội/ nhân viên giúp tính toán năng suất sản xuất, làm cơ sở để đánh giá hiệu quả của kế hoạch sản xuất và lấy dữ liệu để tính lương, thưởng theo năng suất cho người lao động.

 

9. Hỗ trợ chức năng tính giá thành và theo dõi chi phí sản xuất chi tiết đến từng phân xưởng, công đoạn. Xử lý phân bổ chi phí cho sản phẩm theo nhiều tiêu thức khác nhau như theo đơn hàng, BOM, khối lượng tinh, diện tích bề mặt, giá trị bán ra, … Tự động cập nhật dở dang cuối kỳ dựa vào số dư của lệnh sản xuất và nhập kho thành phẩm.

 

 

3. QUY TRÌNH QUẢN LÝ

 

 

Giải thích quy trình:

 

1. Nhận yêu cầu báo giá từ khách hàng, lập yêu cầu báo giá và cập nhật giá mục tiêu.

 

2. Bộ phận kỹ thuật phân tích và tạo định mức nguyên liệu (BOM) theo yêu cầu. Kinh doanh kế thừa lại dữ liệu BOM để tính giá kế hoạch.

 

3. Thực hiện tính giá kế hoạch cho sản phẩm, nguồn dữ liệu dựa vào BOM và các chi phí khác đã được khai báo. Giá sau khi tính được chuyển cho cấp quản lý phê duyệt, có thể so sánh, đánh giá hiệu quả với giá mục tiêu khách hàng đưa ra (nếu có).

 

4. Lập và gửi báo giá cho khách hàng, khi giá được khách hàng đồng ý, tiến hành tạo chính sách giá từ báo giá để sử dụng cho các đơn hàng tiếp theo.

 

5. Lập đơn hàng bán với các thông tin về khách hàng, sản phẩm, ngày giao hàng, số lượng, giá trị, CBM (phần mềm tự động tính), số lượng cont (phần mềm tự động tính), … Theo dõi tiến độ đơn hàng trên giao diện màn hình do phần mềm cung cấp, nắm bắt tiến độ sản xuất, nhập kho, cảnh báo khi trễ hạn hoặc sắp đến hạn giao. Theo dõi số lượng đã giao, số lượng rớt lại hoặc được giao tiếp trong đợt sau. Cập nhật thông tin hàng tồn kho, hàng đang giữ (còn tồn kho nhưng được giữ cho các đơn hàng chưa giao), hàng có thể giao ngay.

 

6. Danh sách đơn hàng cần sản xuất:

Là màn hình để theo dõi tổng quan tình hình sản xuất của các đơn hàng, tình hình hàng tồn kho, hàng đang giữ (còn tồn kho nhưng được giữ cho các đơn hàng chưa giao), hàng còn dư và không cần sản xuất. Theo dõi tiến trình đặt mua và nhập kho nguyên liệu, xuất kho sản xuất, tiện độ sản xuất trên từng công đoạn, phân xưởng và nhập kho thành phẩm của từng đơn hàng. Theo dõi các đơn hàng đã phát lệnh sản xuất, đơn hàng chưa phát lệnh, cảnh báo trễ tiến độ hoặc gần đến hạn hoàn thành. Hỗ trợ lập lệnh sản xuất, lệnh gia công ngay tại màn hình.

 

7. Lập lệnh sản xuất, lệnh gia công:

Lệnh được lập bằng cách kế thừa dữ liệu theo quy trình với các thông tin về sản phẩm, số lượng sản xuất, kế hoạch sản xuất. Thông tin về định mức nguyên vật liệu. Thông tin về quy trình sản xuất (các công đoạn sản xuất sản phẩm, chi tiết).

 

8. Danh sách nhu cầu vật tư:

Là màn hình theo dõi nhu cầu nguyên liệu cho sản xuất được tính từ lệnh sản xuất, cập nhật thông tin định mức tồn kho, nguyên liệu tồn kho, nguyên liệu tồn trên đơn đặt hàng (đã được giữ cho các đơn hàng chưa sản xuất), nguyên liệu đang mua. Tự động tính số lượng cần mua thêm và hỗ trợ tạo phiếu đề nghị mua hàng ngay trên màn hình.

 

9. Lập đề nghị mua hàng:

Phiếu được lập bằng cách kế thừa dữ liệu theo quy trình với các thông tin về nguyên liệu, số lượng cần mua, ngày cần hàng. Đề nghị có thể được lập và theo dõi chi tiết theo từng đơn hàng bán/ lệnh sản xuất.

 

10. Danh sách vật tư cần mua:

Là màn hình theo dõi các phiếu đề nghị mua hàng, hiển thị danh sách nguyên liệu kèm số lượng và thời gian yêu cầu, bộ phận yêu cầu. Hỗ trợ quy đổi số lượng theo đơn vị tính nhà cung cấp và lập đơn hàng mua ngay tại màn hình.

 

11. Lập đơn đặt hàng mua:

Đơn hàng được lập bằng cách kế thừa dữ liệu theo quy trình với các thông tin về nhà cung cấp, nguyên liệu, số lượng, giá trị, ngày giao hàng, số đơn hàng mua/ lệnh sản xuất, … Hỗ trợ chạy chính sách giá, quy đổi tính giá theo đơn vị tính nhà cung cấp như mét vuông, mét khối, mét dài, …

 

12. Quản lý tiến độ mua hàng:

Là màn hình theo dõi danh sách đơn hàng mua nguyên liệu, tiến độ nhập kho theo từng lần, đơn hàng hoàn thành, đơn hàng còn thiếu, cảnh báo trễ hạn hoặc sắp tới hạn giao, kế hoạch hàng về. Hỗ trợ lập phiếu đề nghị nhập kho ngay tại màn hình.

 

13. Lập đề nghị nhập kho:

Phiếu được lập bằng cách kế thừa theo quy trình với các thông tin về hàng hóa, số lượng, thời gian nhập kho. Phiếu được chuyển tức thời đến các bộ phận như kho, QC để sớm chuẩn bị cho công tác nhập hàng.

 

14. Danh sách nguyên liệu cần nhập kho:

Là màn hình theo dõi các phiếu đề nghị nhập kho cho đơn hàng, hiển thị thông tin về đơn hàng, nhà cung cấp, nguyên liệu, số lượng và thời gian nhập. Theo dõi tiến độ xử lý các đề nghị, hỗ trợ cập nhật thông tin kiểm hàng cho bộ phận QC, hỗ trợ lập phiếu nhập kho ngay tại màn hình.

 

15. Lập phiếu nhập kho:

Phiếu được lập bằng cách kế thừa dữ liệu theo quy trình, với các thông tin về nhà cung cấp, số lượng, giá trị hàng hóa, thuế VAT, kho nhập, số đơn hàng bán/ lệnh sản xuất, … Là dữ liệu quản lý tồn kho, theo dõi công nợ và kế thừa cho công tác kế toán.

 

16. Lập đề nghị xuất kho sản xuất:

Phiếu được lập bằng cách kế thừa dữ liệu BOM từ lệnh sản xuất với các thông tin về mã hàng, số lượng đề nghị, số đơn hàng/ lệnh sản xuất, phân xưởng, bộ phận nhận hàng, thời gian thực hiện, … Phiếu được chuyển tức thời cho các bộ phận liên quan như kho, sản xuất để thực hiện công tác xuất kho, lãnh liệu.

 

17. Danh sách nguyên liệu cần xuất kho:

Là màn hình quản lý danh sách phiếu đề nghị xuất kho sản xuất cùng các thông tin từ phiếu, theo dõi tình hình xử lý xuất kho cho từng phiếu. Xử lý nguyên liệu thay thế khi xuất kho, điều chuyển để quản lý tại phân xưởng với các trường hợp phải xuất dư so với định mức như xuất nguyên can, nguyên phi, … Hỗ trợ tạo phiếu xuất kho ngay tại màn hình.

 

18. Lập phiếu xuất kho:

Phiếu được lập bằng cách kế thừa dữ liệu theo quy trình với các thông tin về số lượng, giá trị nguyên liệu, kho xuất, phân xưởng, số đơn hàng/ lệnh sản xuất, … là dữ liệu quản lý tồn kho, kế thừa cho công tác kế toán và tính giá thành. Phân tích, so sánh giữa dữ liệu xuất kho thực tế và BOM cho từng đơn hàng, kỳ sản xuất.

 

19. Danh sách lệnh sản xuất theo phân xưởng:

Là màn hình quản lý danh sách lệnh sản xuất theo từng phân xưởng, hiển thị thông tin sản phẩm, bán thành phẩm, số lượng sản xuất, kế hạch sản xuất, …

 

20. Danh sách dữ liệu thống kê sản xuất:

Là màn hình hiển thị thông tin về quy trình sản xuất, theo dõi sản phẩm/ bán thành phẩm/ chi tiết, công đoạn, tổ/ đội, số lượng sản xuất, … Sử dụng để cập nhật thống kê sản xuất và theo dõi tiến độ sản xuất. Có thể dùng trên máy tính bàn, laptop, máy tính bảng, điện thoại.

 

21. Cập nhật thống kê sản xuất:

Cập nhật thống kê thực tế theo danh sách được mô tả tại mục trên.

 

22. Lập đề nghị nhập kho thành phẩm:

Phiếu được lập bằng cách kế thừa dữ liệu từ lệnh sản xuất với thông tin về mã sản phẩm, số lượng nhập, số đơn hàng/ lệnh sản xuất, … Phiếu được chuyển tức thời cho các bộ phận liên quan như kho, QC.

 

23. Danh sách thành phẩm cần nhập kho:

Là màn hình quản lý danh sách phiếu đề nghị nhập kho thành phẩm, theo dõi trạng thái xử lý cho từng phiếu, hỗ trợ tạo phiếu nhập kho thành phẩm ngay tại màn hình.

Lập phiếu nhập kho thành phẩm: Phiếu được lập bằng cách kế thừa dữ liệu theo quy trình với các thông tin về sản phẩm, số lượng nhập, kho nhập, số đơn hàng/ lệnh sản xuất, … Là dữ liệu quản lý kho và kế thừa cho công tác kế toán. Hỗ trợ tính giá thành sản phẩm và tự động cập nhật vào phiếu này.

 

24. Lập đề nghị xuất kho bán:

Phiếu được lập tại màn hình quản lý tiến độ đơn hàng và kế thừa dữ liệu theo quy trình với các thông tin về khách hàng, số đơn hàng, sản phẩm, số lượng giao, số booking, hãng tàu, giờ tàu chạy, ETD, ETA, thời gian xuất kho, số cont, số seal, … Phiếu được chuyển từ thời tới bộ phận kho và các bộ phận liên quan để chuẩn bị cho công tác giao hàng.

 

25. Danh sách thành phẩm cần xuất bán:

Là màn hình quản lý danh sách phiếu đề nghị xuất bán, theo dõi trạng thái xử lý cho từng phiếu, hỗ trợ lập phiếu xuất kho ngay tại màn hình.

Lập phiếu xuất kho bán hàng: Phiếu được lập bằng cách kế thừa dữ liệu theo quy trình với các thông tin về khách hàng, số lượng, giá trị sản phẩm, kho xuất, … Không chỉ là dữ liệu theo dõi tồn kho, phiếu còn có thể kiêm ghi nhận dữ liệu bán hàng, theo dõi doanh thu, công nợ, giúp thực hiện in ấn các mẫu như Invoice, Packing List, …

 

26. Kế thừa dữ liệu cho công tác kế toán

 

  • Kế toán là bộ phận kế thừa toàn bộ dữ liệu trong quy trình.

  • Thực hiện theo dõi công nợ phải thu, phải trả, có thể quản lý chi tiết công nợ đến từng hóa đơn, đơn hàng.

 

  • Tạo lập hoặc tiếp nhận các phiếu đề nghị thu/ chi. Lên kế hoạch thanh toán và thực hiện việc thu/ chi

  • Thực hiện các nghiệp vụ kế toán khác như khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ, ghi nhận các bút toán phát sinh ngoài quy trình, …

  • Tính giá thành sản phẩm: Hỗ trợ tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng phân xưởng, công đoạn. Phân bổ chi phí chung cho các phân xưởng, phân bổ chi phí sản xuất theo BOM, theo đơn hàng/ lệnh sản xuất, theo khối lượng tinh, mét vuông bề mặt, giá trị đơn hàng, … Hỗ trợ hệ thống báo cáo phân tích chi phí, lãi lỗ cho từng sản phẩm, đơn hàng.


4. HÌNH ẢNH GIAO DIỆN PHẦN MỀM

 

2.1. Giao diện "Đơn đặt hàng bán"

 

 

2.2. Giao diện "BOM"

 

 

2.3. Giao diện "Tính giá kế hoạch (CostBom)"

 

 

2.3. Giao diện "Lệnh sản xuất"

 

 

2.4. Giao diện "Shipping Plan"

 

 

2.5. Giao diện "Kế hoạch xuất kho thành phẩm"

 

 

2.6. Giao diện "Báo cáo năng suất phân xưởng"

 

 

2.7. Giao diện "Báo cáo nhu cầu gỗ theo đơn hàng" 

 


Xin cảm ơn!

×

ĐĂNG KÝ DEMO