LEAN NGÀNH CƠ KHÍ, MÁY CÔNG NGHIỆP


 

NHỮNG THÁCH THỨC CỦA DOANH NGHIỆP

 

Công nghiệp cơ khí là ngành sản xuất với nhiều đặc thù và phức tạp, công tác quản trị cần được thực hiện khoa học và có hệ thống, thông tin cần rõ ràng và chính xác vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý là thực sự cần thiết. Sản phẩm trong ngành này thường có cấu trúc phức tạp, định mức nguyên liệu (BOM) nhiều cấp, một sản phẩm làm ra có thể xuất bán ngay hoặc quay lại làm nguyên liệu cho một sản phẩm khác, các phần của sản phẩm thường được chia ra sản xuất tại nhiều phân xưởng khác nhau hoặc được gia công ngoài rồi sau đó lắp ráp và hoàn thiện tại phân xưởng cuối, cho nên để quản lý đồng bộ các phần, nắm rõ tình trạng, tiến độ sản xuất của từng phần tại các phân xưởng, theo dõi tổng quát tiến độ trên từng sản phẩm/ đơn hàng thì công tác lập kế hoạch sản xuất và tổ chức thống kê cần được thực hiện một cách bài bản, công tác thống kê tốt cũng giúp cung cấp các dữ liệu quan trọng như phân tích về năng suất sản xuất, mức tiêu hao nguyên liệu, chất lượng sản phẩm, ... cho công tác quản trị.

 

Bên cạnh đó, vì cấu trúc sản phẩm phức tạp, các thành phần nguyên liệu, linh kiện cấu thành nên sản phẩm nhiều và để đáp ứng nhu cầu sản xuất thì nguyên liệu cần đa dạng về chủng loại khiến cho việc quản lý tồn kho, quản lý nguyên liệu luân chuyển tại phân xưởng trở nên khó khăn, vật tư thất lạc, thất thoát, thông tin sai lệch gây trở ngại cho người quản lý, gây lãng phí và ảnh hưởng dây chuyền đến các bộ phận khác cần dữ liệu kho để thực hiện công việc, đặc biệt là công tác xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên liệu cho sản xuất. Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu về thông tin cho các quyết định quản trị, như dữ liệu phân tích chi phí cho từng phân xưởng/ sản phẩm, phân tích kết quả kinh doanh chi tiết cho từng sản phẩm, … thì công tác quản trị chi phí, tính giá thành cần được chú trọng, đây là công việc chiếm nhiều thời gian của doanh nghiệp nếu không có quy trình vận hành và cơ chế kế thừa dữ liệu hợp lý.

 

Nhờ vào kinh nghiệm triển khai phần mềm thực tế tại các doanh nghiệp trong ngành, hiểu biết sâu sắc về quy trình, nghiệp vụ cũng như những nhu cầu và mong muốn của người quản lý điều hành, cùng mong muốn giúp doanh nghiệp đơn giản hóa công tác quản trị, chuyên nghiệp và hệ thống hóa quy trình vận hành, Lean đã phát triển gói phần mềm quản trị sản xuất chuyên ngành công nghiệp cơ khí với phiên bản chuẩn phù hợp với đặc thù chung của ngành và có thể linh động mở rộng, phát triển theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp.

 

GIA TRỊ MANG LẠI

 

✔️ Hỗ trợ thiết lập và quản lý định mức nguyên liệu (BOM), tính giá kế hoạch cho sản phẩm và triển khai quy trình báo giá ngay sau khi nhận được yêu cầu báo giá từ khách hàng.

 

✔️ Quản lý quy trình sản xuất hàng mẫu, hàng bảo hành, quy trình phát triển/ cải tiến sản phẩm.

 

✔️ Lập kế hoạch và theo dõi sản xuất với nhiều cấp độ như theo đơn hàng, lệnh sản xuất, sản phẩm. Theo dõi bao quát toàn bộ hoạt động như cung ứng nguyên liệu, triển khai sản xuất tại phân xưởng, nhập kho thành phẩm, xuất kho giao hàng chỉ trên một màn hình.

 

✔️ Ra lệnh sản xuất thành phẩm, bán thành phẩm nhất quán tới các phân xưởng sản xuất, cung cấp màn hình theo dõi tiến độ sản xuất chi tiết theo từng phân xưởng và tổng quan theo từng sản phẩm/ đơn hàng, đảm bảo thành phẩm cuối được nhập kho và giao hàng theo đúng cam kết về thời gian.

 

✔️ Tính toán nhu cầu nguyên liệu cần cho sản xuất, hỗ trợ xử lý so sánh cấn trừ nhu cầu với hàng tồn kho, hàng thay thế, hàng đang giữ (còn tồn kho nhưng được giữ cho các đơn hàng chưa sản xuất), hàng đang mua phục vụ cho kế hoạch mua hàng.

 

✔️ Triển khai mua nguyên liệu theo nhu cầu, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, quản lý chính sách giá theo từng mã hàng, nhà cung cấp, ra đơn đặt hàng mua và quản lý tiến độ đơn hàng, dự kiến kế hoạch hàng về, cảnh báo trễ hạn.

 

✔️ Hỗ trợ quản lý kho, nhập xuất kho theo quy trình để giảm thiểu sai sót, giảm thời gian nhập liệu và kiểm soát kho chặt chẽ. Hỗ trợ theo dõi số lượng và giá trị nguyên liệu luân chuyển tại phân xưởng.

 

✔️ Hỗ trợ chức năng thống kê sản xuất theo từng đơn hàng, sản phẩm, bán thành phẩm và cập nhật chi tiết cho từng phân xưởng, công đoạn tổ/ đội/ sản xuất, phân loại theo hàng đạt hoặc không đạt chất lượng. Hỗ trợ các báo cáo phân tích, đánh giá về chất lượng sản phẩm, năng suất sản xuất, mức tiêu hao nguyên liệu.

 

✔️ Hỗ trợ chức năng tính giá thành và theo dõi chi phí sản xuất chi tiết đến từng phân xưởng, công đoạn. Kế thừa toàn bộ dữ liệu trong toàn hệ thống cho công tác tính giá, phân bổ chi phí chung cho từng phân xưởng, xử lý tính giá đính danh theo sản phẩm hoặc phân bổ chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau như theo đơn hàng, BOM, giá trị bán ra, chi phí nguyên liệu/ nhân công trực tiếp… Tự động cập nhật dở dang cuối kỳ dựa vào số dư của lệnh sản xuất và nhập kho thành phẩm.

 

QUY TRÌNH QUẢN LÝ

 

 

Giải thích quy trình:

 

1. Nhận và lập yêu cầu báo giá, yêu cầu sản xuất hàng mẫu, yêu cầu bảo hành từ khách hàng.

 

2. Bộ phận kỹ thuật phân tích và tạo định mức nguyên liệu (BOM) theo yêu cầu. Kinh doanh kế thừa lại dữ liệu BOM để tính giá kế hoạch.

 

3. Thực hiện tính giá kế hoạch cho sản phẩm, nguồn dữ liệu dựa vào BOM và các chi phí khác đã được khai báo. Giá sau khi tính được chuyển cho cấp quản lý phê duyệt.

 

4. Lập và gửi báo giá cho khách hàng, khi giá được khách hàng đồng ý, tiến hành tạo chính sách giá từ báo giá để sử dụng cho các đơn hàng tiếp theo.

 

5. Lập đơn hàng bán với các thông tin về khách hàng, sản phẩm, ngày giao hàng, số lượng, giá trị, thông số kỹ thuật, … Theo dõi tiến độ đơn hàng trên giao diện màn hình do phần mềm cung cấp, nắm bắt tiến độ sản xuất, nhập kho, cảnh báo khi trễ hạn hoặc sắp đến hạn giao. Theo dõi số lượng đã giao, số lượng giao trong trong đợt sau. Cập nhật thông tin hàng tồn kho, hàng đang giữ (còn tồn kho nhưng được giữ cho các đơn hàng chưa giao), hàng có thể giao ngay.

 

6. Danh sách đơn hàng cần sản xuất: Là màn hình để theo dõi tổng quan tình hình sản xuất của các đơn hàng, tình hình hàng tồn kho, hàng đang giữ (còn tồn kho nhưng được giữ cho các đơn hàng chưa giao), hàng còn dư và không cần sản xuất. Theo dõi tiến trình đặt mua và nhập kho nguyên liệu, xuất kho sản xuất, tiện độ sản xuất trên từng công đoạn, phân xưởng và nhập kho thành phẩm của từng đơn hàng. Theo dõi các đơn hàng đã phát lệnh sản xuất, đơn hàng chưa phát lệnh, cảnh báo trễ tiến độ hoặc gần đến hạn hoàn thành. Hỗ trợ lập lệnh sản xuất, lệnh gia công ngay tại màn hình.

 

7. Lập lệnh sản xuất, lệnh gia công: Lệnh được lập bằng cách kế thừa dữ liệu theo quy trình và triển khai đến cho từng phân xưởng với các thông tin về sản phẩm, số lượng sản xuất, kế hoạch sản xuất. Thông tin về định mức nguyên vật liệu. Thông tin về quy trình sản xuất (các công đoạn sản xuất sản phẩm, bán thành phẩm).

 

8. Danh sách nhu cầu vật tư: Là màn hình theo dõi nhu cầu nguyên liệu cho sản xuất được tính từ lệnh sản xuất, cập nhật thông tin định mức tồn kho, nguyên liệu tồn kho, nguyên liệu tồn trên đơn đặt hàng (đã được giữ cho các đơn hàng chưa sản xuất), nguyên liệu đang mua. Tự động tính số lượng cần mua thêm và hỗ trợ tạo phiếu đề nghị mua hàng ngay trên màn hình.

 

9. Lập đề nghị mua hàng: Phiếu được lập bằng cách kế thừa dữ liệu theo quy trình với các thông tin về nguyên liệu, số lượng cần mua, ngày cần hàng. Đề nghị có thể được lập và theo dõi chi tiết theo từng đơn hàng bán/ lệnh sản xuất.

 

10. Danh sách vật tư cần mua: Là màn hình theo dõi các phiếu đề nghị mua hàng, hiển thị danh sách nguyên liệu kèm số lượng và thời gian yêu cầu, bộ phận yêu cầu. Hỗ trợ quy đổi số lượng theo đơn vị tính nhà cung cấp và lập đơn hàng mua ngay tại màn hình.

 

11. Lập đơn đặt hàng mua: Đơn hàng được lập bằng cách kế thừa dữ liệu theo quy trình với các thông tin về nhà cung cấp, nguyên liệu, số lượng, giá trị, ngày giao hàng, số đơn hàng mua/ lệnh sản xuất, … Hỗ trợ chạy chính sách giá, quy đổi tính giá theo đơn vị tính nhà cung cấp như bao/ gói, kg …

 

12. Quản lý tiến độ mua hàng: Là màn hình theo dõi danh sách đơn hàng mua nguyên liệu, tiến độ nhập kho theo từng lần, đơn hàng hoàn thành, đơn hàng còn thiếu, cảnh báo trễ hạn hoặc sắp tới hạn giao, kế hoạch hàng về. Hỗ trợ lập phiếu đề nghị nhập kho ngay tại màn hình.

 

13. Lập đề nghị nhập kho: Phiếu được lập bằng cách kế thừa theo quy trình với các thông tin về hàng hóa, số lượng, thời gian nhập kho. Phiếu được chuyển tức thời đến các bộ phận như kho, QC để sớm chuẩn bị cho công tác nhập hàng.

 

14. Danh sách nguyên liệu cần nhập kho: Là màn hình theo dõi các phiếu đề nghị nhập kho cho đơn hàng, hiển thị thông tin về đơn hàng, nhà cung cấp, nguyên liệu, số lượng và thời gian nhập. Theo dõi tiến độ xử lý các đề nghị, hỗ trợ cập nhật thông tin kiểm hàng cho bộ phận QC, hỗ trợ lập phiếu nhập kho ngay tại màn hình.

 

15. Lập phiếu nhập kho: Phiếu được lập bằng cách kế thừa dữ liệu theo quy trình, với các thông tin về nhà cung cấp, số lượng, giá trị hàng hóa, thuế VAT, kho nhập, … Là dữ liệu quản lý tồn kho, theo dõi công nợ và kế thừa cho công tác kế toán.

 

16. Lập đề nghị xuất kho sản xuất: Phiếu được lập bằng cách kế thừa dữ liệu BOM từ lệnh sản xuất với các thông tin về mã hàng, số lượng đề nghị, số đơn hàng/ lệnh sản xuất, phân xưởng, bộ phận nhận hàng, thời gian thực hiện, … Phiếu được chuyển tức thời cho các bộ phận liên quan như kho, sản xuất để thực hiện công tác xuất kho, lãnh liệu.

 

17. Danh sách nguyên liệu cần xuất kho: Là màn hình quản lý danh sách phiếu đề nghị xuất kho sản xuất cùng các thông tin từ phiếu, theo dõi tình hình xử lý xuất kho cho từng phiếu. Xử lý nguyên liệu thay thế khi xuất kho, hỗ trợ tạo phiếu xuất kho ngay tại màn hình.

 

18. Lập phiếu xuất kho: Phiếu được lập bằng cách kế thừa dữ liệu theo quy trình với các thông tin về số lượng, giá trị nguyên liệu, kho xuất, phân xưởng, số đơn hàng/ lệnh sản xuất, … là dữ liệu quản lý tồn kho, kế thừa cho công tác kế toán và tính giá thành. Phân tích, so sánh giữa dữ liệu xuất kho thực tế và BOM cho từng đơn hàng, kỳ sản xuất.

 

19. Danh sách lệnh sản xuất theo phân xưởng: Là màn hình quản lý danh sách lệnh sản xuất theo từng phân xưởng, hiển thị thông tin sản phẩm, bán thành phẩm, số lượng sản xuất, line, công đoạn, …

 

20. Lập kế hoạch sản xuất chi tiết: Kế hoạch sản xuất tại phân xưởng được phần mềm lập sẵn dựa vào các thông tin đã khai báo, người dùng có thể cập nhật lại.

 

21. Danh sách dữ liệu thống kê sản xuất: Là màn hình hiển thị thông tin về quy trình sản xuất, theo dõi sản phẩm/ bán thành phẩm, phân xưởng, công đoạn, tổ/ đội, số lượng sản xuất, … Sử dụng để cập nhật thống kê sản xuất và theo dõi tiến độ sản xuất. Có thể dùng trên máy tính bàn, laptop, máy tính bảng, điện thoại.

 

22. Cập nhật thống kê sản xuất: Cập nhật thống kê thực tế theo danh sách được mô tả tại mục trên.

 

23. Lập đề nghị nhập kho thành phẩm: Phiếu được lập bằng cách kế thừa dữ liệu từ lệnh sản xuất với thông tin về mã sản phẩm, số lượng nhập, số đơn hàng/ lệnh sản xuất, … Phiếu được chuyển tức thời cho các bộ phận liên quan như kho, QC.

 

24. Danh sách thành phẩm cần nhập kho: Là màn hình quản lý danh sách phiếu đề nghị nhập kho thành phẩm, theo dõi trạng thái xử lý cho từng phiếu, hỗ trợ tạo phiếu nhập kho thành phẩm ngay tại màn hình.

Lập phiếu nhập kho thành phẩm: Phiếu được lập bằng cách kế thừa dữ liệu theo quy trình với các thông tin về sản phẩm, số lượng nhập, kho nhập, số đơn hàng/ lệnh sản xuất, số lot nhập … Là dữ liệu quản lý kho và kế thừa cho công tác kế toán. Hỗ trợ tính giá thành sản phẩm và tự động cập nhật vào phiếu này.

 

25. Lập đề nghị xuất kho bán: Phiếu được lập tại màn hình quản lý tiến độ đơn hàng và kế thừa dữ liệu theo quy trình với các thông tin về khách hàng, số đơn hàng, sản phẩm, số lượng giao, số booking, hãng tàu, giờ tàu chạy, ETD, ETA, thời gian xuất kho, số cont, số seal, … Phiếu được chuyển từ thời tới bộ phận kho và các bộ phận liên quan để chuẩn bị cho công tác giao hàng.

 

26. Danh sách thành phẩm cần xuất bán: Là màn hình quản lý danh sách phiếu đề nghị xuất bán, theo dõi trạng thái xử lý cho từng phiếu, hỗ trợ lập phiếu xuất kho ngay tại màn hình.

Lập phiếu xuất kho bán hàng: Phiếu được lập bằng cách kế thừa dữ liệu theo quy trình với các thông tin về khách hàng, số lượng, giá trị sản phẩm, kho xuất, … Không chỉ là dữ liệu theo dõi tồn kho, phiếu còn có thể kiêm ghi nhận dữ liệu bán hàng, theo dõi doanh thu, công nợ, giúp thực hiện in ấn các mẫu như Invoice, Packing List, …

 

27. Kế thừa dữ liệu cho công tác kế toán

 

  • Kế toán là bộ phận kế thừa toàn bộ dữ liệu trong quy trình.

  • Thực hiện theo dõi công nợ phải thu, phải trả, có thể quản lý chi tiết công nợ đến từng hóa đơn, đơn hàng.

  • Tạo lập hoặc tiếp nhận các phiếu đề nghị thu/ chi. Lên kế hoạch thanh toán và thực hiện việc thu/ chi.

  • Thực hiện các nghiệp vụ kế toán khác như khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ, ghi nhận các bút toán phát sinh ngoài quy trình, …

  • Tính giá thành sản phẩm: Hỗ trợ tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng phân xưởng, công đoạn. Phân bổ chi phí chung cho các phân xưởng, phân bổ chi phí sản xuất theo BOM, theo đơn hàng/ lệnh sản xuất, giá trị đơn hàng, … Hỗ trợ hệ thống báo cáo phân tích chi phí, lãi lỗ cho từng sản phẩm, đơn hàng.

×

ĐĂNG KÝ DEMO